upkeepr im IWR Ingenieurbüro

Am Anfang war die Zettelwirtschaft

Wer kennt das nicht: Papierstapel türmen sich auf dem Schreibtisch und die Schränke platzen vor Ordnern mit unleserlichen Protokollen. Genau dieses Problem konnte das IWR (Ingenieurbüro für Wasserwirtschaft und Ressourcenmanagement GmbH) mit Hilfe des Software Startups upkeepr lösen.

Die Kölner Ingenieure betreuen Städte und Gemeinden in ganz Deutschland und unterstützen diese im Bereich Abwasser, z.B. beim Betrieb von Regenentlastungsanlagen, im Kanalunterhalt oder beim Thema Gewässerschutz.

Mitarbeiter des IWR benutzen upkeepr bei der täglichen Arbeit
Mitarbeiter des IWR benutzen upkeepr

Vom Zettel zur App

Da nicht nur die Zettelflut immer größer wurde, sondern auch das Nachhalten verschiedener Tätigkeiten immer schwieriger wurde, hat sich das IWR für die Software Plattform upkeepr entschieden. Und mit diesem Schritt ist eine neue Zeitrechnung für die Ingenieure angebrochen:

„Wenn ich an die Zeit vor upkeepr denke wird mir etwas schwindelig. So viele Emails, Excel-Tabellen und Telefonate...das war ein großes Durcheinander.“, erinnert sich Frederik Maurer, Geschäftsführer des IWR. „Man konnte sich nur schwer einen Überblick darüber verschaffen, was bei den einzelnen Kunden los war. Da bei jeder Wartung die Schritte und Ergebnisse protokolliert werden müssen, kommt da je nach Größe der Kommune schon ganz schön was zusammen.“, so Maurer weiter.

Upkeepr konnte diese Probleme lösen und hat die Prüfergebnisse aus dem Feld quasi direkt auf den Bildschirm im Büro geholt; Digitale Wartungsprotokolle werden vom upkeepr System an die zuständigen Mitarbeiter und Teams in den einzelnen Kommunen versendet, wo sie dann per App ausgefüllt und automatisch zurück ans System übertragen werden. So liegen die Ergebnisse einer Sichtkontrolle in Hessen nahezu in Echtzeit im IWR Büro in Köln vor. Das Ausfüllen der Protokolle ist dank spezieller Funktionen und hochoptimierten Eingabefeldern ebenfalls in Sekundenschnelle möglich. Auch Fotos können angehängt werden.

     

Wartungsergebnisse werden vor Ort digital erfasst
Kontrolle einer Einleitstelle mit upkeepr

Auch interne Verwendung

Mittlerweile werden auch interne Aufgaben bei dem Ingenieurbüro über upkeepr dokumentiert; Wurden alle prüfpflichtigen Arbeitsmittel kontrolliert? Sind die Verbandskästen vollständig und aktuell? Ist die wichtige Ausschreibung vorbereitet? upkeepr hat sich nahtlos in den Alltag des IWR integriert.

Frederik Maurer ist überzeugt von der Lösung: „Im Gegensatz zu vorher ist das eine Revolution. Zettel und Stift sind in vielen Bereichen nun überflüssig, was Motivation und Akzeptanz stark erhöht hat. Auch die Erinnerungsfunktion zeigt Wirkung, jetzt gehen Aufgaben nicht mehr so schnell unter“.

 

Kooperation wird ausgebaut

Das IWR arbeitet von Tag eins eng mit upkeepr zusammen, um weitere Protokolle zu entwickeln und Funktionen zu optimieren. Hier ist die langjährige Berufserfahrung ein entscheidender Vorteil:
„Man kann sich noch so viele tolle Funktionen überlegen, aber am Ende muss die App den realen Anforderungen gerecht werden und einfach zu bedienen sein. Eine Kooperation mit einem Unternehmen aus der Praxis wie dem IWR ist von unschätzbarem Wert.“, sagt Daniel Knobloch, Produktmanager bei upkeepr.

Man kann sich sicher sein, dass diese Erfolgsgeschichte noch nicht zu Ende ist.

Screenshot Offene Wartungsaufträge
Ausgefülltes Protokoll "Dokumentation Kanalschacht"

upkeepr ist eine Revolution in Sachen Aufgabenmanagement und Dokumentation. Wir möchten es im Alltag nicht mehr missen.

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